مستند  رسمی و فنی است که توسط کارفرما یا نمایندگان فنی کارفرما تهیه می شود. این مستند شامل تعریف دقیق بخشهای پروژه نرم افزاری مورد نظر، همراه با شرایط و مقرراتی که پیمانکار برای اجرای پروژه باید رعایت کند می باشد.

RFP برای تهیه کنندگان نرم افزار (پیمانکار) امکان درک نیازهای سازمان بصورت واضح و روشن همراه با جزئیات و شرایط خاص را فراهم  می‌آورد. در وا قع تهیه RFP  یکی از راههای استاندارد برای تعریف صورت پروژه ای مطلوب است.

این یک روش رسمی و سیستماتیک برای تعریف نیازهای سازمان و بررسی منابع و انتخاب یک روند مناسب برای شروع پروژه مورد نظر می باشد.تهیه مستند RFP توانایی تخمین زمان و هزینه پروژه  را برای ما ایجاد می کندهمچنین نوشتن RFP نرم افزار به برنامه ریزی و تصمیم گیری دقیق و آگاهانه مدیران سازمان کمک به سزایی میکند.در بسیاری از موارد کارفرمایان اقدام به برگزاری مناقصه نموده تا پس از دریافت تمامی پیشنهادات از سوی شرکت کنندگان در مناقصه بهترین انتخاب را از میان گزینه های موجود باتوجه به زمان و هزینه داشته باشد

• موضوع فعالیت کارفرما
• تشریح ضرورت انجام پروژه و تاثیرات آن در کسب و کار
• اهداف اجرای پروژه
• موارد فنی و زیر ساختهای مورد نظر
• بیان محدودیت ها و الزامات
• مفروضات و توافق نامه ها
• تعریف مشخصات پیمانکار واجد شرایط
• نحوه ارائه مستند پیشنهاد
• بیان تخمین زمان و هزینه پروژه به کارفرما

نکته قابل توجه این است که یک قالب مشخص و جزبه جز برای نوشتن RFP وجود ندارد و هر سازمانی بر حسب نیاز خود این مستند را تهیه می کند. کلیات لازم به ذکر به صورت نمونه در اینجا قابل مشاهده است.

• درک  نیازهای مهم کارفرما‌ و یا بخشی از سازمان کارفرما که قرار است پروژه برای آن انجام شود
• جمع آوری اطلاعات دقیق بر اساس مشکلات واقعی و نیاز کاربران
• دستیابی به تخمین درستی از هزینه و زمان مورد نیاز برای اجرای پروژه
• امکان مقایسه شرکت های مختلف ارائه دهنده خدمات مشابه
• کمک به برنامه ریزی و تصمیم گیری دقیق و آگاهانه
• کاهش شکایت های احتمالی مجریان و کارفرمایان
• کمک به تنظیم دقیق قرارداد
• فراهم شدن امکان دریافت پیشنهادهای تکمیلی و راه حل های جدید برای اجرای بهتر پروژه

نوشتن RFP  بسیار وقت گیر و به نسبت پرهزینه برای کارفرما می باشد و  پرسنل مجموعه کارفرما را نیز درگیر می سازد همچنین احتیاج به دقت بسیار بالایی برای جمع آوری اطلاعات مربوط به پروژه دارد.

• نوشتن درباره ما به جای چشم انداز سازمان، در نوشتن RFP   باید سازمان اهداف آینده خود را مطرح سازد تا بتوان هزینه و زمان انجام آن را تخمین زد نه نوشتن توانایی هایی که هم اکنون سازمان از عهده انجام آن بر می آید
• بیش از حد طولانی بودن RFP و گنجاندن اطلاعات اضافی و یا مبهم در متن آن، که احتمال خوانده نشدن کلیه متن توسط پیمانکاران را افزایش داده و عدم درک کامل را به دنبال خواهد داشت.
• عدم انطباق نیازهای سازمان با جزئیات فنی
• نادیده گرفتن خطرات، تمامی پروژه ها دارای خطرات بالقوه ای می باشند که مدیران پروژه باید با در نظر گرفتن این احتمالات و رویدادهای غیر منتظره هزینه های تشدید شده را برآورد وپیش بینی نماید. عدم توجه به این خطرات برآورد هزینه ها را دچار مشکل می سازد.
• موافقت با درج درخواست های غیرمنطقی کارفرما در